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Fuhrpark-Spesenabrechnung online

Automatische Spesenabrechnung.
Entlastung für Fahrer und Buchhaltung.

Standortgenaue Reisekosten automatisiert erfassen und abrechnen.

Spesenabrechnungen gemäß Bundesreisekostengesetz (BRKG) gehören in vielen Unternehmen zu den monatlich wiederkehrenden Aufgaben für Mitarbeiter in der Buchhaltung oder Verwaltung. Ob Buchhalter oder Fahrer – die Begeisterung über die aufwendige, händische Spesenabrechnung hält sich stets in Grenzen – bis jetzt!

Verringern Sie den bürokratischen Aufwand der Reisekostenabrechnung auf ein Minimum. Nutzen Sie die automatische Spesenabrechnung von YellowFox.

Spesenabrechnungen effizient erstellen – ganz ohne handschriftliche Belege, ohne fehlerhafte Angaben, ohne Aufwand. Jetzt entdecken!

  • automatische Erfassung spesenrelevanter Fahrteninformationen
  • Berechnung nach Länderpauschalen oder individueller Regelung möglich
  • Jahresspesenbericht für Finanzamt
  • integrierte Plausibilitätsprüfung
  • Abrechnungen als PDF speichern
  • Export als Excel-/CSV-Datei

Automatische Spesenberechnung
Jetzt unverbindlichen Test anfordern!

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Automatische Spesenabrechnung für Arbeitnehmer

Vorteile für Arbeitnehmer

• Reisekostenformulare ausfüllen — entfällt
• Datenlücken oder Fehler in der Zettelwirtschaft — entfallen
• Übergabe von Spesen an die Buchhaltung — entfällt
• Persönlicher Jahresspesenbericht zur Vorlage beim Finanzamt

Automatische Spesenabrechnung für Arbeitgeber

Vorteile für Arbeitgeber

• Sammeln / Anfordern der Formulare — entfällt
• Plausibilitätsprüfungen der Reisekosten — entfallen
• manuelle Eingabe der Rohdaten in Software — entfällt
• Verfügbarkeit der Spesen-Daten in Echtzeit

So funktioniert's.

Funktionsschema der elektronischen Spesenabrechnung

Minimieren Sie den Arbeitsaufwand der Reisekostenabrechnung für Fahrer und Buchhaltung und schaffen Sie somit echte Entlastung für Ihre Mitarbeiter. Senken Sie die Kosten für diesen Verwaltungsakt und lenken Sie die Konzentration Ihres Fachpersonals auf Wesentliches.

Ihre Spesenabrechnungen sind ab sofort fertig, bevor Sie oder Ihre Kollegen auch nur eine Mausbewegung ausgeführt haben. Die Telematik im Fahrzeug ermittelt alle notwendigen Daten zur Reisetätigkeit Ihrer Fahrer. Ob auf Basis der Länderpauschalen (gemäß Tabelle des Bundesministerium für Finanzen) oder einer firmenspezifischen, individuellen Regelung. Ihre Spesenabrechnungen sind schon erledigt, ohne Aufwand.

 

Spesenabrechnung - Geringer Pflegeaufwand

1. Stammdaten einmalig erfassen

• Personaldaten
• Wohnort und erste Tätigkeitsstätte
• ggfs. firmeneigene Spesensätze hinterlegen

Daten zur Spesenabrechnung werden automatisch gesammelt.

Spesenabrechnung online erstellen

2. Spesenbericht erzeugen und prüfen

• Mitarbeiter und Zeitraum wählen
• Spesenabrechnung ansehen & prüfen
• ggfs. Änderungen vornehmen und speichern

Automatische Reports via Serienfunktion möglich.

Reisekostenabrechnung ohne viel Aufwand erstellen

3. Spesenabrechnung abschließen

• Datenexport via Excel, CSV oder Schnittstelle
• Reisekostenabrechnung als Beleg im PDF-Format drucken
• komfortabel mit Kalenderübersicht

Verlässliche Ergebnisse dank belastbarer Fakten.

Spesenabrechnung. Funktionen im Überblick.

Schnellere Spesenabrechnung, weniger Verwaltung.

Geschäftsreisen verursachen oftmals erhebliche Kosten. In der Praxis ist es häufig jedoch nicht möglich bei Fahrtkosten, Unterbringung oder Spesen zu sparen. Reduzieren Sie daher den Verwaltungsaufwand mit der automatischen Reisekostenabrechnung.

 

Spesenabrechnung: Funktionsüberblick
Spesenabrechnung: Online-Speseneditor

Speseneditor: Erfasste Spesenkosten prüfen, ergänzen, korrigieren

In der Webansicht des YellowFox-Portals können Sie die einzelnen Reisekosten einer Auswärtstätigkeit sowie die dazugehörigen Fahrten oder Aufenthaltsorte prüfen und bei Bedarf ergänzen oder korrigieren. Dadurch wird der Aufwand für die Erstellung einer Reisekostenabrechnung und die Einhaltung der Reisekostenpauschale auf ein Minimum reduziert.

Spesenabrechnung: PDF erstellen/Druckfunktion

Druckfunktion: Abrechnung ausdrucken oder als PDF speichern

Als Ausdruck für Ihre Mitarbeiter oder zur Archivierung in traditioneller Papierform liegt die Spesenabrechnung mit allen wichtigen Details, den Summen der jeweiligen Positionen und einer Kalenderübersicht im PDF-Format bereit.

Spesenabrechnung: PDF erstellen/Druckfunktion

Datenexport: Spesen bequem als Excel-/CSV-Datei exportieren

Nutzen Sie die YellowFox-Spesenabrechnung auch in Ihrer Lohnbuchhaltungssoftware. Übertragen Sie Reisekostenabrechnungen als Microsoft Excel oder im CSV-Format in andere Programme.

Auf Wunsch programmieren wir Ihnen eine individuelle Schnittstelle zu Ihrer Lohnsoftware. Sprechen Sie uns an.

Spesenabrechnung: Stammdaten einmalig eingeben

Stammdaten: Einmalig hinterlegen, fertig!

Die Basis für die automatisierte Reisekostenabrechnung ist das einmalige Anlegen und die regelmäßige Pflege der Stammdaten. Für die Berechnung von Tagessätzen und Verpflegungsmehraufwendungen ist die Erfassung des aktuellen Hauptwohnortes zwingend notwendig. Zusätzlich muss die Adresse der ersten Tätigkeitsstätte einmalig angegeben werden — in der Regel die Firmenadresse oder das Home-Office.

Anhand der hinterlegten Personaldaten können Auswärtstätigkeiten und damit verbundene Reisekosten automatisch identifiziert und berechnet werden.

Spesenabrechnung: Reisekostenabrechnung nach Pauschale oder Firmensatz

Spesensätze: Ländertabelle oder individuelle Spesenregelung

Die pauschalen Spesensätze (Reisekostenpauschale) variieren je nach Aufenthaltsland, teilweise sogar innerhalb eines Landes nach Region. Jährlich werden diese pauschalen Werte vom Bundesministerium für Finanzen veröffentlicht und Veränderungen ausgewiesen. Die YellowFox Spesenabrechnung greift automatisch auf die jeweils aktuellen Tabellen zu. Eine eigenständige Aktualisierung der allgemeinen Reisekostentabellen ist nicht nötig.

Sie nutzen individuelle Reisekostensätze? Sollten Sie in Ihrem Unternehmen individuelle Reisekostensätze für die Abrechnung vereinbart haben, können diese im YellowFox-Spesenmodul hinterlegt werden. Einmalig eingepflegt finden diese entsprechend Ihres Geltungsgebiets automatisch Anwendung.

Ja, ich will mehr Informationen:

Jetzt unverbindlich anfragen!

Servicecenter

(035204) 270 100