Telematik im Hausmeisterservice: Einfach mehr Übersicht

Verteilt über ein Viertel oder das ganze Stadtgebiet: Das Einsatzgebiet eines Hausmeisterservices kann weit verstreut sein. Eine Herausforderung für die Kommunikation und das Auftragsmanagement. Wer ist wo im Einsatz? Reaktionsschnelligkeit und Effizienz sind das Eine. Rechtliche Fragen gehören auch dazu: Von den gesetzlichen Aspekten des Fuhrpark- und Personalmanagements bis hin zu Haftungsfragen im Zusammenhang mit den ausgeführten Diensten: Telematik wirkt bei Hausmeisterdiensten auf vielen Ebenen.

Die Mitarbeitenden sind im ganzen Stadtgebiet unterwegs und betreuen verschiedene Wohneinheiten. Wenn ein Mieter über Defekte klagt, ist es klug zu wissen, welches Fahrzeug und damit welcher Mitarbeitende am nächsten ist. Das senkt Reaktionszeiten und Kraftstoffverbrauch. Die Mieter sind zufrieden, wenn schnell geholfen wird.

Darüber hinaus gibt die Ortung mit einem YellowTracker auch mehr Einblick in die Nutzung der Flotte. Sie bietet Schutz vor Diebstahl und Zweckentfremdung und macht gefahrene Routen transparent. Somit lassen sich auch Einsatzorte, beispielsweise beim Thema Winterdienst, aufwandslos dokumentieren.

Besonders bei mobilen Mitarbeitenden ist eine digitale Lösung zur Arbeitszeiterfassung ein Gewinn. Denn händisch ausgefüllte und abgegebene Stundenzettel sind ein erheblicher Mehraufwand und nicht mehr zeitgemäß. Darüber hinaus sitzt das Personal nicht am Computer – es ist dort, wo die Wohneinheiten sind. Über eine Lösung wie den YellowTimeManager kann die Arbeitszeitbuchung mobil erfolgen. Gleitzeit- und Urlaubskonten können ebenfalls eingesehen bzw. verwaltet werden.

Besonders hilfreich für Hausmeisterservices: die Möglichkeit, Aufgaben an Kostenstellen zu knüpfen. Welche Arbeiten wurden beispielsweise in welcher Wohneinheit ausgeführt? Diese Frage ist der Zentrale nun jederzeit bewusst. Bei externen Diensten ist dies ein gutes Instrument bei der Abrechnung gegenüber Auftraggebern. Bei internen Diensten ein wirksames Mittel zum Monitoring und zur langfristigen Projektierung.

Das Personal sitzt am Steuer – Telefonieren ist also nicht immer die beste bzw. sicherste Lösung. Aufträge können über die YellowFleetApp auch ganz einfach digital mit Push-Benachrichtigung übermittelt werden. Allgemeine Arbeitsanweisungen werden in der Zettelbox hinterlegt. Abgeschlossene Aufträge können mit Fotofunktion und elektronischen Formularen dokumentiert und via digitaler Unterschrift vom Mieter quittiert werden. Die Zentrale erhält sofort Rückmeldung über den Bearbeitungsstand und spart sich unnötige Telefonate.

Wird Mitarbeitenden ein Betriebsfahrzeug überlassen, ist der Arbeitgeber verpflichtet, in regelmäßigen Abständen die Gültigkeit der Fahrerlaubnis zu überprüfen. Mit einer Lösung wie der elektronischen Führerscheinkontrolle können Angestellte diese Pflicht selbstständig und ortsunabhängig durchführen, beispielsweise über die YellowFleetApp.

Manche Arbeitsmittel hat man nicht immer dabei - beispielsweise Rasenmäher oder Laubbläser. Mit einer kosteneffizienten Ortungslösung wie den Bluetooth Beacons zum Asset Tracking werden auch diese Betriebsmittel in den digitalen Arbeitsprozess eingebunden. Standortdaten sind damit immer präsent. Verbunden mit der Fahrzeugortung und der Zeiterfassung mit Kostenstellen werden Einsätze so nicht nur effizient geplant und ausgeführt. Es entsteht auch ein nachvollziehbares, umfassendes Bild, das diese Aufträge im Nachhinein detailliert dokumentiert.

Reaktionsschnell und rechtssicher: Hausmeisterdienste profitieren von der Auftragskommunikation bis zur Zeiterfassung von Telematik. Die Technik sorgt für schlanke Prozesse bei der Verwaltung von Flotte und Personal – ein Gewinn für alle, auch für die Mieter.