Zettelwirtschaft adé: Weimer Gruppe setzt auf Telematik

Die Weimer Gruppe aus dem hessischen Lahnau gilt mit einem breiten Leistungsspektrum, das vom Abbruch bis zum Tiefbau reicht, als ein führender Baupartner im Rhein-Main-Gebiet. Mehrere hundert Mitarbeiter, ein Mischfuhrpark aus über 90 Fahrzeugen sowie ein umfassender Maschinenpark zählen zur Unternehmensgruppe.

Bei diesen Größenordnungen kann die Verwaltung des Fuhrparks und des Personals ein zeitaufwendiger Prozess sein. Zu YellowFox kam die Weimer Grupper durch den Wunsch, die Arbeitszeiterfassung zu digitalisieren, die bis dahin über handschriftliche Stundenzettel durchgeführt wurde. “Die Zettelwirtschaft wollten wir wegkriegen”, berichtet Daniel Weiß im Gespräch. Die am Monatsende abgegebenen Stundenzettel mussten zur Vorbereitung der Lohnbuchhaltung eingegeben und geprüft werden. Dieser Aufwand wurde durch die Einführung des Zeiterfassungssystems YellowTimeManager Complete komplett gestrichen. Über das System kann die komplette vorbereitende Lohnbuchhaltung völlig digital erfolgen.

“Es ist viel einfacher, alle Daten fristgerecht zusammenzutragen”, sagt Daniel Weiß. “Darüber hinaus sind die Daten dank der Telematik in den Fahrzeugen überprüfbarer geworden. Das hat auch den Vorteil, dass bei vergessenen Buchungen diese auf Basis von Fakten nachgetragen werden können.” Die Arbeitszeitbuchung selbst wird durch die Angestellten sowohl über die YellowFleetApp auf mobilen Endgeräten wie dem YellowTabPro und über stationäre Terminals an den Unternehmensstandorten sowie Baustellen durchgeführt. Erfasst werden die Arbeitsstunden über “kommen” und “gehen” in den jeweiligen Kostenstellen. Die Buchung über Kostenstellen bietet Vorteile bei der internen Verrechnung innerhalb der Unternehmensgruppe. Die Zuordnung der Angestellten zu Kostenstellen kann unkompliziert über die Einstellungen der Arbeitszeitprofile vorgenommen werden: “Das System reagiert schnell”.

Die Weimer Gruppe war bereits bei einem Telematikanbieter, als die Suche nach einer Lösung zur Arbeitszeiterfassung aufgenommen wurde. Bei vergleichenden Praxistests mit verschiedenen Anbietern zeigte sich, dass das breit gefächerte Lösungsungsangebot von YellowFox die besten Möglichkeiten bot - über das Thema Zeiterfassung hinaus: “Beim Auslesen der Fahrtenschreiber unserer Lkw sowie Transporter mit Anhänger haben wir großes Potenzial zur Entlastung gesehen”, erzählt Sören Conrad, Disponent im Unternehmen. Die Weimer Gruppe ist an verschiedenen Standorten aktiv, die Fahrzeuge bewegen sich in einem großen Umkreis - eine Herausforderung beim regelmäßigen Auslesen der digitalen Fahrtenschreiber. Das erhöhte auch das Risiko für Verstöße. Der Aufwand, die tachopflichtigen Fahrzeuge fristgemäß auszulesen, band unnötig personelle Ressourcen. Seit man TachoComplete von YellowFox einsetzt, werden Fahrerkarten und Massenspeicher vollautomatisch fernausgelesen. “Auch hinsichtlich der Verstöße konnten wir seitdem eine starke Reduktion beobachten”, weiß Sören Conrad.

Genutzt wird die Lösung nicht nur zur aufwandlosen Einhaltung gesetzlicher Rahmenbedingungen, sondern auch in der Disposition. Dank der genauen Echtzeit-Ortung können Fahrer ideal eingesetzt werden. Ist beispielsweise ein Stau, kann schnell reagiert werden. Besonders im Baugewerbe ist es wichtig, Ankunftszeiten möglichst genau im Voraus zu kennen, um beispielsweise Anschlusstermine zu wahren. “Die Genauigkeit der Vorhersagen stimmen bei YellowFox zu 99 Prozent.” Abgesehen von der Ortungsfunktion wird in der Fahrerkabine das YellowTabPro zur Navigation sowie zur Durchführung der Abfahrtkontrolle genutzt.

Als drittes Lösungsmodul nutzt die Weimer Gruppe die elektronische Führerscheinkontrolle, die vom Fahrpersonal über die YellowFleetApp auf mobilen Endgeräten sowie über fest an einigen Standorten installierten Terminals durchgeführt wird. Vorher musste eine Mitarbeiterin jedes halbe Jahr die Standorte der Gruppe abfahren, um die Führerscheine mehrerer hundert Kollegen in Augenschein zu nehmen. Diese Aufgabe kann nun von allen Mitarbeitenden selbstständig quartalsweise durchgeführt werden - genau dort, wo sie sind. Niemand muss dafür extra in die Zentrale fahren und niemand muss aus der Zentrale dafür alle Standorte abfahren.

Die Zusammenarbeit zwischen YellowFox und der Weimer Gruppe bietet weiteres Entwicklungspotenzial. Im Gespräch wird die kundenorientierte Ausrichtung von YellowFox herausgestellt. “In kürzester Zeit erreicht man einen persönlichen Ansprechpartner, Anfragen werden auch umgesetzt”. YellowFox setzt auf die Bedürfnisse und Meinungen der Kunden bei der Entwicklung bestehender und neuer Lösungen. Daher hat man sich mit der Weimer Gruppe einen führenden Dienstleister im Bauwesen für ein Pilotprojekt zum Asset Tracking ins Boot geholt.

Zur Website der Weimer Gruppe.